一つ上行くビジネスマナー!? 業務命令を正しく理解しよう! 

上司が、「このようにやってくれるかな」と業務命令を言いました。しかし、違うやり方がやりやすかったので、自分のやり方でやった結果、「なんでそんなやり方をしている」と怒られることもあります。なぜでしょうか? それは業務命令を正しく理解していないからです。


組織の行動原理

組織の行動原理は、上司が業務命令を出して部下を動かします。組織の構成員である部下が動くことによって業務が遂行され、責任を果たせます。また仕事の正確な仕上がりにも、責任があります。ですからやり方は統一されなければなりません。これは上司がひとりで決めるのではなく、会社の上のほうで決まります。

会社は、会長、社長、執行役員、取締役、部長、課長、係長、といった役職と階層があります。あなたの上司が出した業務命令であっても、その上の部長や執行役員で決定され、それに従って出された命令であることが多いのです。

上の職位の人に責任があり、その責任を果たすために業務命令を出す権限があります。それに対して、下の職位の人は従わなければなりません。職位、権限、命令という言葉は、なじみがなかったと思います。組織は、この三要素で動くことを知りましょう。

お願い口調でも命令であることを理解しよう

命令といっても、上司は「何々しなさい」と命令口調では言いません。たいていは、

「こうしてくれるかな」
「こうできますか」

と、お願い口調や相談口調で言うことが多いのです。なぜそういう言い方になるのでしょうか? それは、高圧的な言い方では不愉快に感じます。また、柔らかい言い方のほうが、抵抗が少ないと思うから柔らかい口調になるのです。

はっきり言わない上司もいけませんが、あなたはどんな言い方をされても、それは業務命令だと受けとめて、言われたとおりに実行しましょう。お願いや相談口調でも、業務命令なのです。

「命令」と「指示」を理解しよう

業務命令には、大きく分けて「命令」と「指示」があります。命令には、やるべき目的が示されます。そこには「意図」と「任務」が構成要素です。

上司が、「モップを持ってきて」というと「命令」のなかの「任務」にあたります。そこでモップ置き場に行って探しますが見あたりません。だれかが使っているのでしょう。

上司に「ありませんでした」と報告します。上司が、「そうか。では、床が水で濡れているからふく物を持ってきて」といいます。

「床が濡れているからふきたい」というのが、「意図」です。「床が濡れている。ふきたいからモップを持ってきてください」というように、意図と任務が同時に言われていると、モップがなければ、雑巾などなにかふく物を持ってくるでしょう。応用力が発揮できます。

でも上司が意図を言い忘れる場合があります。「なにに使いますか」と確認すると上司の意図が分かりますね。二度手間がなくなり、賢い新人だと喜ばれます。 指示も、業務命令のひとつの形態です。

モップを持ってきてくれと言われても、どこにあるか分からない新人もいます。場所を教えるために、順を追って箇条書き的に細かく説明します。床をふくためにモップを持ってきてください。モップは納屋にあります。納屋は厨房の裏出口から行けます。納屋は開いているはずですが、閉まっていれば鍵をリーダーからもらってください。

もし、モップがなければ何かふく物を持ってきてください。ベテランの社員で、いつも置き場が分かっている人には、ここまでくわしく言う必要はありません。指示は新人に対して多く出します。

ただし、ベテランでもはじめて担当する仕事のときに指示の形で業務命令を出します。あなたは新人ですね、上司は、うっかりもう分かっているつもりで、命令を出すことがあります。あなたも聞き直すのは失礼かなと、あいまいなまま行動を起こすのは失敗のもとです。遠慮せず、分からないことを細かく質問や確認をして、確かな指示を受けましょう。

業務命令は「命令」と「指示」があります。あなたが命令をするときは、ベテランには「命令」、新人には「指示」を出すようにしましょう。

少し難しいビジネスマナーですが、業務命令について正しく理解することで、優秀な社員へ近づくことができます。

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