メールは補助手段と考えよう! メールマナーの基本

コミュニケーションの手段として、Eメールが多く使われています。パソコンや携帯電話、スマホなどから、伝達したいことをメールで送ります。メールは便利です。電話では不在でなかなか連絡できなくても、メールで送ればすみます。仕事でも、メールを使ったコミュニケーションが増えています。ただし、メールでは限界があることも理解しましょう。細かいニュアンスの伝達はメール文では難しいところがあります。小さな食い違いが大きな誤解となって仕事が違う方向へ進みます。補助手段としてメールを考えることが大切です。


■一方通行のコミュニケーション

一方通行になりがちです。このため読み落としも出てきます。広告メールと思い違いして削除し、伝えた、知らないなどのトラブルになります。相手が忙しく、メールを確認していないこともあります。緊急連絡が伝わらないため、処理が遅れて損害が発生します。

また、メールは表情や声の調子が分かりません。送り手と受け手の信頼関係がどうなのかで文章に配慮が必要です。ビジネスでは、受け手の立場や感情に気配りした高度な文章でないと、礼儀に欠けることがあります。

学生時代の友人感覚でメールすると、お客様に失礼になります。手紙ほど改まる必要はありませんが、適切な敬語の使用や日頃お世話になっている感謝の言葉など添えることが大事です。

■コミュニケーションの補助手段と考えよう

メールは手軽でよいのですが、あくまでもコミュニケーションの補助手段であることに注意しましょう。メールだけでは伝わらないこともあります。やはり、重要なことは顔を合わせて意思疎通を図ることが大切です。

離れていれば、電話で声を聞きコミュニケーションをとりましょう。相手の気持ちや考えが正しく理解できます。

メール伝達は手軽ですが、限界があります。 重要なことは顔を合わせて意思疎通を図りましょう。

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