ビジネスメールで差をつける9つのポイント! 軽視しがちなメールマナー

電話やFAXに代わり、メールを使ったビジネスのやりとりがますます増えています。メールは比較的簡単に使えることから、マナーを軽視しがちです。今回は、ビジネスメールで差をつける9つのポイントを紹介します。


1. 件名は内容がわかるように

毎日たくさんのメールを受け取るビジネスパーソンは、受信メールの件名でその重要度を判断します。「はじめまして」など、内容の不明な件名にすると、「後回しにしてもよいもの」と判断され、すぐにメールを開いてもらえません。さらに、件名をブランクで送ったりすると、スパムメールと判断されて、削除されてしまうリスクもあります。ひとことで内容が伝わるような件名を工夫しましょう。

2. 送信後、電話で確認

サーバーのトラブルなどでメールが届くまで何時間もかかることがあります。また、お相手がすぐにメールをチェックするとは限りません。重要なメールを送った時は、「今、メールをお送りしました」「お送りしたメール、ご覧になっていただけましたか」というように、確認の電話を入れましょう。また、グローバルに活躍するビジネスマンは、時差や相手国の祝日などを考慮してコミュニケーションをとりましょう。

また、進捗確認などのリマインドとして利用するのにも有効な手段です。

3. 共有のアドレスに注意する

「info@~」、「all@~」のように「ひとつの部、複数の人が共有で使用するメールアドレス」のように宛先が個人のメールアドレスでない時は、目当ての方だけが見るとは限りません。メールの内容は誰が読んでも問題ないものにしましょう。

4. 自分らしいひとことを添える

メールには、「拝啓 時下ますます~」といった時候の挨拶は不要です。ただし手紙の送付にかわり、メールが主流の昨今、無機質な文面に自分らしいひとことや旬な話題を添えるだけで、印象に残るメールになります。「今年は花粉の量が多いようですが、お体の調子はいかがですか」など、ひと工夫することをおすすめします。

5. 受け取ったら返信を

忙しくても、受信した旨の返信だけでもすぐに出しましょう。返信が必要ないメールの場合は、「了解しました」のひとことでも構いません。それだけで送信側は安心し、よい印象を持つはずです。24時間以内がひとつの目安です。

6. お相手の文書を消さずに返信する

文書を消さずに返信すると、件名は「Re:〇〇〇」、メールの設定によってはお相手の文書は「〇〇〇」となり、長いメールとなってしまいます。けれども、同じ話題でやりとりする場合は、記録を残すという点から、消さないほうが一般的です。

ただし、話題が変わった時は、新たな件名にして本文の履歴も削除し、改めてメールのやりとりを始めたほうがスマートです。

7. 画面をスクロールしないでも読める長さにする

本文は、結論を最初に書き、できるだけ簡潔にまとめましょう。1行の文字は30~35文字、できれば10行ぐらいでまとめ、画面をスクロールしないでも、ひと目で読める長さにすると、とても読みやすく好感度の高いメールとなります。細かいデータがある場合は、本文が長くならないよう添付ファイルを使うことをおすすめします。

ただし、本文を短くするために改行や1行空けをしないのは、メールを読みづらくするので本末転倒です。段落ごとに1行空けて記すとわかりやすいでしょう。

8. 署名をつける

誰からのメールか、また、返信や電話連絡がすぐに出来るように、あらかじめ署名を自動で入れるように設定しておきましょう。もし、部署名や電話番号変更などがあれば、最新のものに署名を変更しておくことも忘れずにしましょう。

9. メールアドレスや送付先の間違いには要注意

メールアドレスがきちんと合っているか間違いには注意しましょう。また、広報がリリースなどをまとめて送る際に、送り先のメールアドレスをすべてccにしてしまうのは論外です。必ずbccにして送りましょう。パソコンのセキュリティーも各自の責任で管理することが「デキるビジネスマン」の必須条件です。

メールでは、必ず件名に内容がわかるタイトルを入れる、本文の前に宛名(会社名+部署名+名前)を入れる、本文は文の切れ目に改行を入れる、段落ごとに1行空けるなど相手が読みやすくなるようにメールのポイントを押さえましょう。

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