電話はワンコールの「3秒間」が勝負! 当たりマエダの電話マナー! 

電話がなったらワンコールのうちに出ていますか? 3秒の間に出るのが電話の基本マナーです。今回は、電話を受ける際に気をつけたい電話マナーを紹介します。


「リ」とベル音がしたらすぐに出る

そつなく電話応対ができる人は、ベルが鳴ったら反射的に受話器を取れます。それが昼休みであっても、三時のお茶を飲んでいるときであっても躊躇しません。「誰かが取ってくれるだろう」とは考えないのです。

その機敏な行動が、

「はい、A会社でございます」

という電話の第一声に表れ、相手にはリズミカルな声として響きます。相手に心地よく聞こえる声とは、生まれつきの美声ばかりではありません。電話を受けた人の出るタイミングから始まり、声のハリやリズム感なども影響してきます。

「昼休みに電話をしてくるなんて失礼な人!」
「たまには誰か電話に出てよ」

という心の声は、不思議と相手に聞こえてしまうものです。

また、電話は受け手の状況に関係なくかかってきます。デスクの電話が鳴っていても、急ぎの書類を真剣に読んでいるときなどは、耳に入らないこともあります。また、電話のベルが鳴ったときに、デスクから離れた場所にいたので受話器を取るまでに、時間がかかってしまうこともあります。

たとえば、オフィスにあなた一人しかいないときに、来客があり、お客様と話をしているときにデスクの電話が鳴ったとしましょう。何回かベルが鳴っているのですが、お客様は話をやめようとせず、ベルが鳴りつづいているという場面に直面することがあります。電話に出たくても、目の前のお客様にどう切り出していいのかわかりません。「話を中断したら、ご機嫌を損ねるかなぁ」などと考えているうちに、電話は切れてしまいました。

このように、オフィスにほかの社員がいないことをお客様がわかるような状況であれば、無用な気遣いは必要ありません。電話のベルが鳴ったら、

「お話し中、申しわけございません。ここには私しかおりませんので、電話に出てもよろしいですか」

と断って電話に出ます。その行動は、相手に不快感を与えるどころか、好ましく映るでしょう。ふだんから電話をスムーズに取るための習慣づけの方法ですが、ワンコールが三秒間かかることを頭に入れておいてください。

「リーン」という音を聞いてから電話を取るのではなくて、「リ」と聞こえたら反射的に受話器を取るようにします。そのときにひと呼吸入れながら行動するのがコツです。すぐに電話に出ることばかりを優先すると、勢いがつきすぎて、その声の迫力で相手を驚かせてしまうこともあります。「手は素早く、声はゆったり」を心構えにします。

「ハアハア」と息を切らして電話に出るのは避ける

入社2カ月目の新入社員君は、「30代で独立して社長になる!」という野心があるため、朝の出社も早く、資料整理も自ら進んで行う積極派です。電話も同様に、社内の誰よりも速く取るという点ではとても感心できます。

ところが電話を社内で一番に受けることを優先するあまり、電話から少し離れた場所にいるときは、デスクまで走ってきて取るので、「ハアハア」と息を切らしながら社名を名乗ることもあります。

「随分、勢いがいい社員さんだね」とお得意様に電話口で言われたことがあるのですが、新入社員君は相手の真意は理解していないようです。仕事を一生懸命に行うことは、基本姿勢として大切です。でも仕事ができる人は、それをスマートにこなします。

万が一、息が切れているようだったら、ひと呼吸入れてから電話に出る心の余裕があります。呼吸を落ち着かせてから電話に出ることで、社名もきちんと相手に告げることができます。  また、朝方と夕方とでは電話を受ける態度が変わる人がよくいます。

「さあ、今日も仕事をするぞ」という姿勢の朝方は、元気よく電話に手が伸びます。ところが、夕方になると、「退社時間まであと30分だけど、仕事はここまで終わらせたい」というあせりもあり、迷惑な気持ちで電話を取ることがあります。

すると無意識のうちに、乱暴な口の利き方になったり、上の空になってしまうものです。 「朝方よりも夕方はていねいに電話に出よう」と肝に銘じておきましょう。

ベルの音を聞いたら、反射的に手が出るように習慣づけましょう。また、鳴っている電話の近くにいないときも、ドタバタと社内を走らず、スマートにすばやく歩けることが「一流のビジネスマン」になる電話のマナーです。電話はワンコールの「3秒間」が勝負です! がんばりましょう。

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