会議を何倍も効率化する「すごい会議」

どこの会社でも欠かせないのが会議でしょう。けれども、意外と会議は効率化できません。社内会議でも社員同士の顔見せ程度に終わってしまうことも少なくないでしょう。実際のところ、会議が効率的なものになることはなかなか難しいというもの。そこで今回は、会議を何倍も効率化するためにやっておきたい「すごい会議」をご紹介します。


■会議の前にやっておくこと

1. うまくいっていることの書き出し

会議参加者全員に、現状でうまくいっていることを前もって3つ以上書き出させましょう。大事なのは、このまま「イケる」ぞというムードをもって会議に臨むことです。

2. 達成すべきことの書き出し

次に、達成すべきことを各自で書き出させます。それも、「○年○月○日までに××になる」という測定可能な期日と、精神的な意味合いを持つ熟語の文章を書きだしてもらうことで、戦略的フォーカスを作り出すことができます。

3. この会議で得たい成果の書き出し

望む成果を得るために、この会議ですべきことをリストアップしましょう。さらに、 誰を呼べば一番うまくいくかのリストを作成し、会議の参加者への期待を明確にして招待しましょう。

■会議中に行うこと

1. 会議前に書きだしたことの発表

会議の前に書きだしてもらったことを参加者全員で順番に発表してもらいましょう。予め紙に書いてもらうことは、他人の意見を気にして考え直してしまうことを避けるために重要です。一人一つずつ意見を発表していき、何周かして発表を行うことで平均的な意見が出ることも期待されます。

2. 達成の障害となる問題をリストアップ

達成すべきことを発表してもらい、意見が出た後で達成の障害となっている問題や懸念をリストアップしましょう。そして、それらの問題を「どのようにすれば~」の形に書き換えることで、解決策を模索していくのです。

3. 戦略的フォーカスの共有

解決策を見つけたら、それを行うための「X年Y月Z日までにAを達成することによってBとなる。」という戦略的フォーカスを会議の参加者全員で作り、合意し、約束しましょう。Aには、なんらかの数値または測定できるもの、Bには欲しいインパクトが当てはまります。共感の持てる短期的で明確な目標を手に入れることで、何をすべきなのかが共有されます。

戦略的フォーカスが決まったら、必要不可欠な担当分野を6程度決め、そこから、戦略的フォーカスを達成するのに、一番効果的な担当者を決めましょう。また、「誰が」「いつまでに」「なにをして」「どんな成果を出すか」を一覧にしたコミットメントリストを作成し、より具体的な行動に落とし込みましょう。

■会議後にすること

会議後に忘れてはいけないのがコミットメントリストの進捗チェックです。ファイルを入れておくから、「みんな定期的に自分でアップデートして下さい」ではなかなかうまくいきません。また、進み具合の欄は○%というかたちではなく「このままいくとスケジュールどおりに終わるか?」という記述の仕方を心がけましょう。

  • 「0」=スケジュールどおりに終わる
  • 「+3」=3日早く終わりそう
  • 「-7」=1週間遅れそう

などのように記載することで、ギリギリになって「できません」ではなく、予め「放っておくと7日遅れる」というのが見えてくるので、対策が立てやすいのです。

会議を無意味なものにしないためにも、「すごい会議」のように、会議の前後にも目を向けてみてはいかがでしょうか。

「すごい会議-短期間で会社が劇的に変わる!(大橋 禅太郎)」の詳細を調べる

    
コメント