必要な質問は3種類だけ。無駄なことが嫌いな人向け会議の進め方。

「95%」、みなさんはこの数字が何か知っていますか? これは会議における「コメント交換の割合」です。人は放っておくとコメントの交換しかせず、結論を出すことを殆どしません。このような会議はどうやって改善すればよいのでしょうか。今回は、無駄な会議が嫌いな人に向けた会議のやり方を紹介します。


■会議でやること

1. 得たい成果を発表してもらう

小学生みたいに会議で得たい成果を発表することに抵抗がある人もいます。ですが、得たい成果を実際に紙に書き、自分で発表することは参加者のコミットメントを左右する大きな作業です。主体性を持たせることで「参加させられてる」ではなく「なにかやってやろう」という気分にさせます。

2. 質問は3種類だけ

会議が前進していない時は、有益な話や質問がされていないことによるものです。具体的に、有益な質問とは

  • 明確化のための質問
  • 代替案の提示
  • リクエスト

の3つ。これだけに絞ると会議のスピードが格段に上がります。

3. 「How?」を問う

会議で陥りがちなのは「なぜ〜なのか?」を分析することに終始してしまうこと。分析をした上で、どうやって解決するのかを話し合えるのが会議の利点です。

  • 達成の障害となっている問題や懸念
  • 言えない問題
  • この会社のひどい真実

といった話は分析だけでなく、「How」を問うことで解決しましょう。

3. ハッキリさせる

参加メンバーで「何を、誰が、何時までに達成することによって、何が起きるのか」をハッキリさせます。そして、一番効果的な担当者を決めます。各々の役割がハッキリしたら、チェックする仕組みを作っても良いでしょう。週一回15分のミーティングなどでも構いません。この時に大事なのはとにかくハッキリさせること。

  • 合意された明確な目標
  • 自分になにが期待されているか
  • 自ら宣言した約束

をハッキリさせましょう。アクションを起こしたくなる、アクションを起こさずにはいられなくなる環境を整えることがポイントです。

時間は有限です。仕事にしろプライベートにしろ、時間は大切に使いたいものです。

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