会議を成功させる3つの秘訣

ビジネスをするうえで、会議は大切ですよね。でも、会議で決めたことを実際行っているでしょうか? しなくてはいけないことをないがしろにしてしまい、結局何も業務が進んでいないこともあります。今回は、会議を成功させる3つの秘訣を紹介します。


■1. 会議では「コミットメント」を作る

会議が成功したかどうかは、

「その会議を行わなければ得られなかったコミットメントが作られているかどうか」

にかかっています。しかも、今後にブレイクスルーを起こすようなコミットメントが必要です。結論が出ないまま終わる会議や、「後で検討します」という会議の終わり方はしてはいけないのです。

■2. 約束をマネジメントせよ

次に大切なのは、会議での約束をマネジメントすることです。約束したからといってその通りにはならないのが人間です。皆が約束を守れればマネージャーは必要ありません。人間というのは、「約束をした時と、実際に行う時では一番やりたいことが違う」(悪く言うと怠ける、忘れる)という習性があるからこそ、マネジメントが必要なのです。

■3. 約束を守らせる秘密道具「第三の秘書」

約束のマネジメントを行うために、2つのものを用意しましょう。コミットメントリストとプロジェクトマネジメントオフィサー(以下、PMO)です。

会議で作られた約束は、まずコミットメントリストに記録します。こういったサポートの仕事はPMOに依頼します。そして、そのコミットメントリストの進捗を毎週の進捗会議でチェックしていきます。その仕切りと進行もPMOの方にやってもらいます。ここでのポイントは、メンバーと進捗を管理する人を分けることです。通常の会社のマネジメントでは、約束した本人が進捗を自己管理します。普通はそうすべきなのでしょう。しかし、世の中の普通の会社をよく観察してみると、自己管理が機能しているとは言えません。そこで、「約束のチェックを第三者が行う」というプロセス・チェンジを行い、約束率を上げていきます。

これは、人間の心理や習性をよく踏まえたやり方です。プロのスポーツ選手は、自己管理をするのに、必ず第三者のコーチを付けています。トレーニングの管理、食事の管理、自分の成績の管理など、客観的に分析し、管理し、アドバイスしてくれる人がいます。それがプロの世界であるなら、そのメカニズムを、会社の重要なプロジェクトに応用しない手はありません。ましてや、何十億円、何百億円のビジネスをしているのです。PMOと呼ぶ人をマネジメントの機能のひとつとして持つことは、それほどおかしな話ではありません。PMOが一人いれば、社内の複数のプロジェクトをより効果的にマネジメントすることが可能になります。

会議を成功させたいビジネスマンは、できることから実践してみてはいかがでしょうか?

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