残業しない人のデスク整頓法

あなたのデスクは片付いていますか? 仕事が早い人というのはデスクが整理整頓されているだけではなく、実に効率的な配置がなされています。仕事が遅いと残業を課せられてしまい、なおさら生産性が低くなってしまいます。仕事を早く終わらせて、残業ゼロで定時に帰宅する人は、どのようにデスクを片付けているのでしょうか。


■理想はデスクのコックピット化

理想のデスクを、一言で言えば、「コックピット」です。コックピットと言えば、航空機やロボットの操縦席を思い浮かべると思います。狭い空間にいろいろな装置が置かれ、座ったままであらゆることがこなせるのがコックピットで、デスクもコックピットのように配置すべきなのです。

デスクをコックピット化するためには、まず必要のないものを処分して、毎日使うものを使いやすい場所に配置しましょう。使いやすい場所に配置するときのレイアウトとして効果的なのが、「自分の動きに合うように配置をする」ということです。仕事の流れや、手の動きに合わせて、適材適所にモノを配置してみましょう。一旦、変えて上手くいかなかったら、また配置を変えて効率性を追求してみましょう。

■引き出しハック術

たくさんのものを収納する引き出しの中身を最大限に活用できているでしょうか。引き出しを最大限活用するための配置を一つ紹介します。

引き出し上段

引き出しの上段は最も使用頻度が高いものを置くのが一般的であるため、毎日使う筆記用具を置くのが良いでしょう。文房具でごちゃごちゃになってしまうのを防ぐため、「書く」「消す」「貼る」「とめる」「測る」という用途別で分類して収納しておきましょう。

引き出し中段

引き出しの中段は上段に次ぐ、使用頻度の高いもの、例えば仕事の資料などを収納すると良いでしょう。手前にはデジタル機器、奥には資料本など奥行きを生かしたレイアウトを心がけてみましょう。

引き出し下段

引き出しの下段は底も深いため、Aサイズのファイルを並べるのに適しています。取り出しやすさも考えて、よく使うファイルは横並びにすると良いでしょう。

引き出しは全体として使用頻度の高いものは前に、使用頻度の低いものは奥に置くのが良いでしょう。

■書類ハック術

気をつけないと溜まっていく一方の書類。しかも、捨てても良いのか判断できずに、しまいには山のようになってしまい、片付けるのも面倒……なんて経験あるのではないのでしょうか。そこで覚えておきたいのが、「復元可能なものは捨てても良い」と尺度を持つこと。保存されたファイルがパソコン内にあったり、ウェブからプリントアウトした情報、社内で共有されている書類などは、捨てても問題ありません。

また、書類の保存にも気を付けましょう。量が多くなってくると、ついつい寝かしてしまいますが、書類は基本、立てて保存しましょう。寝かすと、どんどん積み重なって、探しにくくなってしまうので、寝かすものは、新しい書類や緊急なものに限りましょう。

片づけすぎても仕事はできません。最も効率的に働ける身の回りの環境を整えてはいかがでしょうか。

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