お盆前はうっかりミスが多発!? お盆前のデスク周り整理整頓のコツ

夏本番。夏季休暇が待ち遠しい人も多いかもしれませんね。ところで、休暇をとる企業が増えるお盆の時期。お盆前になると仕事を前倒しで行うことが多くなり、多忙を極めるビジネスマンも多いですよね。忙しさのあまり、デスク周りが乱雑になっていませんか? 場の乱れは心の乱れを作り、集中力を低下させ、うっかりミスを起こす原因となります。

また、ついつい大事な書類を、うっかりどこかに紛れ込ませてしまい見つからずパニックということが起きる恐れもあります。だからこそ、忙しい時期にこそ、場と心を整え、仕事に取り組むために「デスク周りの整理整頓」をすることが大切です。

今回は、お盆前にやっておきたいデスク周りの整理整頓のコツを、約1,000社にミスゼロコンサルティングを行ってきた藤井美保代さんの著書「ミスゼロ仕事の片づけ・整理術」より紹介します。


1. 6秒ルール

「あの資料見せてくれないか?」

という上司からの急な依頼。あなたは何秒で資料を取り出すことができますか? 6秒以内で取り出すことができれば合格です。あなたのデスクは、仕事を効率的に進めるための「戦略基地」としての役割を果たしているといえます。

この6秒ルールを実現するには、「定置」「定量」「定方向」で管理することが大切です。ものの置き場所を決めて管理し、使ったら元の場所に戻し、いつも同じ場所に置くというルールを守っていれば、必要な時にサッと取り出すことができます。

2. 平積みNG、立てるOK

デスクの上に書類を置く際のルールは「平積みNG、立てるOK」です。しかし、実際には多くの人が、ついこの平積みをやってしまいます。特に書類が5センチ以上積み上がっている人は、注意が必要です。

平積みがダメな理由は、重要な書類があっても気づかずに、放置してしまう恐れがあるからです。書類が滞るいちばんの原因は、平積みであるといっても過言ではないでしょう。書類は、ファイルボックスを使って立てることによって「見える化」でき、必要な時にサッと取り出しましょう。

3. 引き出し

「デスクの引き出し、うまく使えていますか?」

引き出しも、頻度や動線を考えてレイアウトすることが大切です。たとえば、三段タイプの引き出しの場合は、次のように考えます。

上段:よく使うけれども、デスクの上に置くほどではない文房具
中段:一筆せんやサンクスカードなど、上段よりも使用頻度の低い文房具
下段:書類を収納。本やファイルは重ねずに、ファイルボックスなどを活用

さらに、各段で「手前」「中」「奥」と三分割してレイアウトを考えると効果的です。よく使うものは引き出しの手前、あまり使わないものは引き出しの奥といった具合です。文房具をすべて上段に詰め込みがちな人ほど意識してほしい考え方です。

4. デスクの地図をつくろう

デスクが自分にしかわからない「ブラックボックス」になっているなら、要注意! それは、デスクまわりの定置管理が徹底できていないということです。「他人でも簡単に探せるデスク」を目指すために「デスクの地図」をつくりましょう。

例えば、進行中のプロジェクトに関する書類を下段の引き出しにしまうなら、下段の引き出しの中身を「見える化」しておきます。手前から順になんの書類が並んでいるのかがわかるように、一枚の紙に書き出し、引き出しの正面に貼っておきます。

こうすれば必要な書類を探しやすいだけではなく、「使い終わったら元の場所に戻そう」と自分自身の定置管理を徹底させる動機づけにもなります。いざという時にだれでも探せるデスクが理想です。

デスク周りを綺麗に整理整頓することは、仕事のミスをなくすことに直結します。デスク周りが汚いと感じている人は、お盆前に整理整頓をしてみてはいかがでしょうか?

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