スケジュールの基本は1.2倍で見積もれ! 正しいスケジュール管理のコツ

「1時間でできると思ったのに、やってみたら2時間もかかってしまった」

こうして計画していたスケジュールがずれて気づけば残業…こんな経験はありませんか? どうやら人は自分への期待や過信からか、作業時間を短めに見積もってしまう傾向があるようです。

厳しい見積もりでスケジュールを立てるため、スケジュールに余裕がなくなる。これも、スケジュールどおりに仕事が進まない一因です。余裕のないスケジュールでは、不測の事態に対応できません。それに、焦りやストレスを感じながら仕事をすることになるため、ミスが起こりやすくなります。また、余裕のなさから「声をかけるなオーラ」がにじみ出て、周りの人に声をかける余地も与えず、職場の雰囲気を悪くしてしまうかもしれません。

そこで、スケジュールが遅れがちな人向けに、正しい作業時間を把握するのに役立つスケジュール見積もりのコツを「ミスゼロ仕事の片づけ・整理術(著者:藤井美保代)」より紹介します。


見積もり時間×1.2倍

スケジュールに十分な余裕をもたせるために取り組んでほしいのは、

「スケジュール=見積もり時間×1.2倍」

です。これは、スケジュールを立てる時は、見積もりの1.2倍の時間を確保しておくという意味です。

目安時間を把握する

まずは、目安時間を正しく把握することから始めます。たとえば、データを100件入力するのに何分かかるのか、請求書を1件作成するのに何分かかるのかなど、時間を計測してみます。これを1週間続けて記録すれば、ふだんの業務にどれだけの時間がかかっているのか客観的に把握することができるはずです。

考える時間と作業時間は分ける

ただし、文章を書いたり、企画書を作成したりする非定型業務は、目安時間の計測は難しいかもしれません。なにを書こうか考えたり、アイデアや企画を考えたりする時間は、一概に「何分」や「何時間」と測れないからです。こうした仕事の場合は、アウトプットの時間だけを見積もるようにします。企画書であれば、構成や内容が固まっている段階で「1枚の企画書にまとめるのに何分かかる」という具合です。

そのためには、アウトプットに必要な情報収集やネタ探し、アイデア出しなどの準備は、事前に済ませておくことが必要です。実際のところ、そのほうが時間を有効に使うことができるでしょう。というのも、パソコンの前に座ってから考えようとしても、気づくと時間だけが過ぎてなにもアイデアが浮かばないことがあり、効率的とはいえないからです。

考える時間→事前に済ませる
作業する時間→PCに向かう

といったように作業は分けて考えましょう。通勤時間やランチ、移動時間などを使って事前に考えておくほうが、より効率良く取り組めるはずです。

正しいスケジュール時間を見積もることで、時間に余裕ができ仕事のミスも減ります。スケジュールは「見積もり時間×1.2倍」とおぼえておきましょう。

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