1年で40時間も探し物してるって本当!? ミスをしない人の片付けのコツ

「ここにあったはずのペンがない」
「あれ? あの書類はどこにしまったっけ?」

そうやって慌ててしまうことはありませんか?
人が探し物に費やす時間は、1日で10分、1年では40時間にもなるそうです。これだけの時間を探し物に費やすのはムダですよね。

片づいていればやる必要がないことに時間やパワーをそがれることで、イライラし、集中力が奪われて仕事のミスを引き起こす原因にもなります。そこで、デスク周りで探しものをよくしているビジネスマンが知っておきたいデスク用品の管理術を、ミスゼロコンサルタント藤井美保代さんの著書「ミスゼロ仕事の片づけ・整理術」より紹介します。


アイテムの住所を決めよう

必要なものを、必要な時に、すぐに取り出せるようにするためには、ものの置き場を決めて管理する「定置管理」という考え方が大切です。デスクアイテムの住所を決め、使ったあとは必ず元の場所に戻し、いつも同じ場所にある状態を保ちます。そうすることで、デスクまわりをサクサクと仕事が進む戦略基地に変えることができます。

情報も住所を決めよう

また、ものだけでなく、情報管理にも定置管理は役立ちます。たとえば、ファイルを開くためのパスワードや入館するための暗証番号など、大事な情報をどこにメモしたか忘れてしまい焦った、という経験はありませんか? 情報も記録する場所を決めてしっかりと管理するとともに、ミスなく効率良く仕事を進められるようになります。

こんなメリットも

定置管理には、ミスをなくすことのほかにもメリットがあります。自分だけではなく、周りの人もすぐに探し出せる環境がつくれるということです。

たとえば、自分の不在時に顧客から問い合わせがあった場合、周りの人が代わりに回答しなければならないこともあります。そんな時、「二番目の引き出しの奥に資料があります」のように電話で指示できれば、顧客への対応が遅れてしまうことや、間違った情報を伝えてしまうなどのミスが防げるでしょう。自分がいなければなにもわからない、という状態をつくらないためにも、定置管理は有効です。

このようにアイテムや情報の住所を決めることで仕事のミスは激減します。藤井さんの新刊「ミスゼロ仕事の片づけ・整理術」では、片づけ・整理のテクニックが55個も紹介されています。デスクが散らかっていて、いつも探し物ばかりの人は、参考にしてみてはいかがでしょうか?

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