ついにわかった! 仕事の締切が守れない3つの原因

「明日までにコーディング間に合わない」
「あと1時間で企画書50ページ作らないと」
「明日までに原稿100本も間に合う気がしない」
「プレゼンまであと3時間しかないのにアイデアが全然浮かばない」

このように仕事の立場は違えど、仕事の締切を守れない人は多いですよね。締切を破るつもりはないのに、なぜか仕事が遅くなってします。実は、仕事の締切が守れないのには3つの原因があります。その原因を「ミスゼロ仕事の片づけ・整理術(著者:藤井美保代)」より紹介します。


原因1. 行き当たりばったりで仕事を進めている

時間内に仕事が終わらないのは、「いつまでに終わらせる」という計画を立てずに、行き当たりばったりで仕事を進めていることが原因です。計画を立てるには、仕事にかかる時間の目安を把握することが欠かせません。

しかし、計画性のない人は、目安を把握していない、あるいは少なく見積もりすぎる傾向があるようです。たとえば、実際は2日かかる仕事を、「これなら1日でできそうだ」と少なめに見積もってしまう。それでも余裕をもって2日前から始めれば問題ありませんが、前日になって慌てて取りかかっても、締切に間に合わないかもしれません。

このように目安の時間を少なく見積もってしまうのは、自分を過信しているからでしょう。「きっとなんとかなる」という根拠のない自信、「この時間内で終わらせたい」という高すぎる目標設定、「自分ならこの時間内でできるはず」という自分への期待など、過信を生む理由はさまざまです。

目標を高く設定すること自体は悪いことではありませんが、計画を立てる際は、過信は禁物! 念には念を入れたスケジューリングをすべきです。

原因2. 優先順位を考えていない

計画を立てるには、「どの順番で仕事に取り組むか」という優先順位が欠かせません。どの仕事を優先すべきかによって「この仕事にはこれくらいの時間をかけよう」という目安時間も変わってきます。

優先順位を考えずに仕事に取りかかると、なんとなく目の前の仕事から始めたり、急ぎの仕事を後回しにしてしまったりして、締切に間に合わなくなる可能性があります。あるいは、重要度の低い仕事なのに細部にこだわって時間をかけすぎれば、本当にやるべき重要な仕事に十分な力を注げなくなってしまうかもしれません。

優先順位は、緊急度と重要度、仕事で連携する人への影響度などを総合的に考えて決めます。限られた時間のなかで効率良く成果を出すためには、質の高さを重視する仕事やスピードを重視する仕事など、強弱をつけて対処していくべきです。

原因3. なんとなく仕事に取り組んでいる

成り行きまかせで仕事をしてしまうのは、「意志をもって仕事をしていないから」といい換えることもできるでしょう。たとえば「この時間までに終わらせよう」というのも意志ですし、「お客さまに満足していただけるクオリティに仕上げよう」、「お客さまに新しい価値を提供しよう」というのも意志です。意志をもって取り組めば、目の前の仕事に集中することになり、ミスなく、サクサクと進めていけるはずです。

仕事の締切が守れない人は、今回紹介した3つの原因を改善するようにしましょう!

「スケジュールの基本は1.2倍で見積もれ! 正しい作業時間を把握するコツ」の詳細を調べる

    
コメント