面接辞退のメール・電話での連絡方法【一次面接、二次面接、最終面接、当日】

採用面接を受けると、「あれ?この企業ちょっと違うかも」と思うことがあります。そういうときに限って次の選考に進んでしまいます。一次面接、二次面接、最終面接、当日など場面別の面接辞退のメール・電話での連絡方法を紹介します。


メールで面接辞退が基本

一次面接、二次面接以降はメールで面接辞退を行うほうがよいでしょう。すでに面接の日程を組んだ上で断る場合、面接までに一週間以上余裕があるのであればメールでもよいでしょう。人によっては電話で面接辞退を受けたいという人事の方もいますが、相手の時間や気持ちも考えた上でメールが基本と考えましょう。ただし、メールを送ったけれど面接当日まで返信がない場合は、電話で確認の意味も込めて、面接時帯の連絡をするようにしましょう。

メールの面接辞退の書き方

宛先
●●株式会社●●様

件名
【面接辞退のお願い(●●大学●●)】

本文

●●株式会社
●●様

●月●日●時より二次面接(面接の種類に応じて変更)のお時間を頂戴しております
●●大学●●学部の●●です。

大変申し訳ありませんが、この度の面接を辞退させて頂きたく、ご連絡
させていただきました。

お忙しい中、面接日程まで調整頂いたのに、大変申し訳ございません。
また、メールでのご無礼をお許し下さい。

大変お手数をおかけし、申し訳ございませんが
何卒よろしくお願い致します。

===================================
●●大学 ●●学部
●●●●
TEL:090-●●●●-●●●●
MAIL:●●●●●@●●.com
===================================

面接当日なら電話が基本

では、どんなときに電話で連絡をするべきでしょうか? 面接当日に面接辞退をするのであれば必ず電話です。人事担当者がメールを見ていなければ、その時間に面接に来るのを待っている可能性もあります。ただし、面接当日に面接辞退をするとはいえ、面接当日に面接辞退をするのは相手にも迷惑がかかるので可能な限り当日の面接辞退は避けましょう。

基本的に相手が面接当日までにメールを見ない可能性があれば、電話をしましょう。面接日まで3日を切るようであれば、電話で面接辞退をするようにしましょう。

最終面接・役員面接まで進んだ場合も、電話で面接辞退をするようにしましょう。

電話での伝え方

電話をかけたら、人事担当者の方がいるかを確認します。

「私●●大学の●●と申します。人事部の●●様はいらっしゃますか?」

いない場合は、いつであれば電話が可能かを聞き、こちらからかけ直しましょう。担当者に電話がつながったら、

「●月●日●時より二次面接を(面接によって言い方を変える)お願いしておりました、●●大学の●●でございます。日程を調整いただいていたのにも関わらず、大変申し訳ないのですが、この度の面接を辞退させていただきたいと思い、ご連絡させていただきました。」

と面接辞退の旨を伝えます。選考が最終面接まで進んでいる場合は、面接辞退の理由を聞かれることがあります。この場合は、「一身上の都合」「他の会社に内定が決まった」など伝えるようにしましょう。面接辞退した会社と、仕事で関わる可能性もあるので、会社を悪くいうような断り方だけは避けましょう。

当日に面接辞退する場合

当日に面接辞退する場合は、必ず電話で面接辞退することを伝えます。当日にキャンセルするのは、ビジネスマナー違反なので、誠心誠意を込めて謝ることが必要です。

電話をかけたら、人事担当者の方がいるかを確認します。

「私●●大学の●●と申します。人事部の●●様はいらっしゃますか?」

いない場合は、いつであれば電話が可能かを聞き、こちらからかけ直しましょう。人事部の方につながった場合は、

「本日●時に二次面接(面接の種類によって言い方を変える)をお願いしておりました●●大学の●●でございます。当日のお願いで大変恐縮ですが、本日の面接を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。大変申し訳ございません。」

と誠心誠意を込めて、面接辞退することを伝えましょう。もしも、当日の面接の時間まで電話がつながらない場合は、会社の人へ面接時帯の伝言をお願いしましょう。

「本日●時に二次面接(面接の種類によって言い方を変える)をお願いしておりました●●大学の●●と申します。本日の面接を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。人事部の●●様に直接ご連絡をさせていただきたかったのですが、●時に間に合わないようですので、面接辞退の伝言をお願いすることは可能でしょうか?」

と伝えるようにしましょう。行き違いがあったら大変なので、伝言をお願いしましょう。

面接辞退のまとめ

一次面接、二次面接以降:メールで面接辞退
面接当日、最終面接・役員面接:電話で面接辞退

と覚えておきましょう。面接辞退は心苦しいですが、無断で面接を欠席するのはマナー違反なので必ず連絡しましょう。また、当日の面接辞退もマナー違反なのでやめましょう。

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参考リンク

「就活に役立つ情報まとめ」

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