就職活動中の学生はメールの書き方を学べ!

就職活動をしているのであれば、お礼や依頼・お詫びなどメールを書かなくてはならない時がくるはずです。そこでまずは、誰に見せても恥ずかしくないような基本的なメールの書き方を学び、社会人として必要なメールマナーを身につけましょう。


メールの構成

メールも手紙と同じ構成をとります。基本的な書き方は以下の構成にしたがったものにしてみましょう。

  • 頭語
  • 挨拶
  • 本文
  • 末文
  • 結語
  • 後付

頭語には、「拝啓」「前略」など、手紙文の冒頭に入る語が入ります。挨拶には、時候の挨拶・季節の挨拶などが入りますが、定型文の挨拶を自分の中でいくつか用意しておくと良いでしょう。ただし、メールは簡潔さが大切なので、あまりに長い挨拶は避けましょう。本文に、伝えたいことを明確に書きましょう。

末文では手紙やメールを締める結びの文が入ります。結語も頭語と同様に結びの言葉として、忘れないようにしておきましょう。後付には、自分の連絡先を入れておきますが、設定より署名を準備しておくのが良いでしょう。次に、メールで気をつけるべき3つのことを紹介します。

1. メールの件名

メールを書くにあたり、ビジネスメールを書いたことがなければ、件名で困ってしまうことでしょう。基本的には、件名には、一目見ただけで、メールの内容がわかるようなタイトルをつけましょう。また、字数に余裕がある場合には、大学名と氏名を載せておきましょう。

2.見やすい形で改行を

およそ1行で30-40文字を目安に改行していきましょう。長々と文を続けてしまうと、横に広がって、人事担当者が見にくくなってしまいます。

3. 機種依存文字は使うな

半角カタカナ、特殊文字、記号などの特殊文字は使用してはいけません。また、メールもHTML形式ではなくテキスト形式で書くようにしましょう。

また、基本的なことですが、誤字脱字を防ぐとともに、敬語表現にも誤りがないように気をつけておきましょう。

社会人になっても、メールを書くということは避けられません。良い機会なので、誰に見られても恥ずかしくないようなメールの書き方を覚えておきましょう。

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参考リンク

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