OB・OG訪問のアポイントメールの書き方

OB・OG訪問を行う場合、訪問相手とのアポイントを取る必要があります。相手は社会人のため日中は働いているので、メールでアポイントを取るのがおすすめです。それでは、OB・OG訪問のアポイントメールの書き方を紹介します。


宛先

まずは、使っているメールの連絡先に登録をします。「●●株式会社 ●●様」といったようにきちんと会社や名前を入力しましょう。直接メールアドレスを打ち込むと、相手にメールアドレスだけが表示されるのできちんと連絡先を登録しましょう。

件名

相手はビジネスマンです。件名をみただけでOB訪問のお願いだとわかるようにします。
【OB訪問のお願い】
【OB訪問のお願い(●●大学●●)】
のようにするのが基本です。

本文

まずは、自分が何者かを名乗ります。不信感を持たれないように連絡先をどこから知ったのか説明しましょう。次に、OB訪問のお願いをします。次に相手の日程候補を聞き、相手の日程に合わせます。こちらの日程を指定しても構いませんが、相手によっては高圧的にとられることがあるので、なるべく相手の都合のよい日程に合わせましょう。

署名

署名を忘れずに入れましょう。使っているメールで署名登録を忘れずに。大学名、名前、連絡先は最低限入れておきましょう。

メールの書き方例

宛先
●●株式会社●●様

件名
【OB訪問のお願い(●●大学●●)】

本文

●●株式会社
●●様

突然のメール失礼致します。
●●大学●●学部の●●と申します。

大学のキャリアセンターより●●様の連絡先の紹介をしていただきました。

お忙しい中、大変恐縮ですが、●●様にOB訪問をさせていただくことは
可能でしょうか?

現在、就職活動中で、企業研究を行っており、御社に大変興味を
持っております。現在、●●社で活躍している●●様にお話をお伺い
したいと考えております。

もし、OB訪問が可能でございましたら、●●様のご都合のよい
お時間やOB訪問の場所を2、3お伺いできると幸いでございます。

突然のお願いで恐縮ですが、ご検討いただけると幸いでございます。
何卒よろしくお願い致します。

===================================
●●大学 ●●学部
●●●●
TEL:090-●●●●-●●●●
MAIL:●●●●●@●●.com
===================================

メールの注意点

メールは改行を活用し、見やすいようにしましょう。25〜30文字で1行が基本です。また、大体3〜4行になったら改行をし行間を入れます。また、HTMLやリッチテキスト形式で送るのはやめ、テキストタイプでメール返信をしましょう。機種依存文字などを使うのもNGです。送る前にミスはないかも確認しましょう!

メール返信があったときの書き方

相手からメール返信があったら、メールを必ず返します。アポイントメールでは、
場所と日時を確認することが重要です。

もし、OB訪問が可能でございましたら、●●様のご都合のよい
お時間やOB訪問の場所を2、3お伺いできると幸いでございます。
→それでは、
 1. ●月●日 ●時〜●時
 2. ●月●日 ●時〜●時
 3. ●月●日 ●時〜●時
 弊社オフィス近くの喫茶店●●(住所:●●)
 はいかがでしょうか

という返信があった場合は、

1. ●月●日 ●時〜●時
2. ●月●日 ●時〜●時
3. ●月●日 ●時〜●時
弊社オフィス近くの喫茶店●●(住所:●●)
はいかがでしょうか
→それでは、2. の●月●日 ●時はいかがでしょうか?
 喫茶店●●までお伺い致します。

といったように返信をしましょう。返信メールは要点のみ返すようにします。
また、必ず最後はこちらでメールを終わらせるほうがよいでしょう。

アポイントメールも、基本さえ理解すれば恐れることはありません。ビジネスメールの基本としても使えるのでおぼえておきましょう。

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