OB・OG訪問のアポイントを取る電話のかけ方

OB・OG訪問では、メールでアポイントをとるのが基本ですが、電話番号しかわからないこともあります。OB・OG訪問のアポイントを取る電話のかけ方を紹介します。


電話よりメールが基本

メールアドレスと電話番号両方わかっているときは、メールでアポイントをとるのがOB訪問の基本です。仕事中に電話をかけることがほとんどです。相手の都合も考えてメールでアポイントを取ることが基本と考えましょう。

静かな場所から電話をかける

電話をかけるときは、周りが静かな場所にしましょう。携帯電話から連絡をする場合は、電波が良い場所からかけましょう。

かける時間に注意

電話はかける時間が重要です。ビジネスマンは午前中忙しいことが多いため、午前中の電話は避けます。また、ランチ時も不在のことが多いので電話をかけるのは避けましょう。仕事が一段落する15時〜18時ごろにかけるとよいでしょう。また、月曜日や金曜日は忙しいことが多いです。月末や月初も業務が忙しいことが多いので、なるべく火曜〜木曜日の月末や月初を外した日に連絡をしましょう。

1. 電話前の準備

OB訪問の電話をかける時は、ぶっつけ本番ではいけません。まずは、電話で話す内容や手順をメモしましょう。メモを見ながら電話をかけると安心です。

2. 自分の名前を名乗る

お忙しいところ恐れいります。私●●大学の●●と申します。

3. 本人か確認

大学のキャリアセンターより●●様の紹介を受け、お電話させていただきました。●●様でいらっしゃいますか?
→本人の場合は4. に進む。
→本人でない場合は、●●様はいらっしゃいますか? と本人がいるかを確認します。

また、OB訪問の電話とはいえ、どこで自分の連絡先を知ったか人は不信を抱くものです。大学の就職課やキャリアセンターで連絡先を聞いた場合は、「●●大学のキャリアセンターで●●様の連絡先をお聞きしました」と伝えるようにしましょう。

4. 時間を確認する

社会人の電話は、「今お時間はよろしいでしょうか?」と確認します。もし、相手が忙しくて手が離せないようであれば、「それでは、折り返しお電話致します。ご都合のよいお時間はございますか?」と聞くようにします。

5. OB訪問のお願いをする

時間も問題なければ、OB訪問のお願いをしましょう。

「現在、就職活動を行っております。御社に非常に興味を持っております。もしよろしければ、●●様にお話をお伺いできればと考えております。」

6. 時間を調整する

OB訪問の許可が出れば、OB訪問の日時と場所を調整します。

「ありがとうございます! それでは、●●様のご都合のよいお時間をお聞かせいただけますか?」

極力相手の時間に合わせるようにします。こちら側に予定があっても極力相手の指定日時に合わせるようにします。また、連絡先も伝えるようにします。場所によっては、OB訪問の相手と出会えないこともあります。すぐ連絡が取れる連絡先を伝えます。

「念のため、私の携帯番号をお伝えしてもよろしいでしょうか? 090-●●●●-●●●●となります。」

大体、自分の連絡先を伝えれば相手も連絡先を教えてくれます。連絡先を聞くことができれば必ずメモをしましょう。

7. 復唱する

日時と場所が決まったら、間違いがないか復唱しましょう。

「それは、●月●日の●時に●●カフェでよろしかったでしょうか?」

復唱が問題なければ、最後に、

「当日は何卒よろしくお願い致します。●●様にお会いできることを楽しみにしております。」

と伝え、電話を終えます。なお、電話は相手が電話を切るまで待ちましょう。こちらから電話をかけているのに、先に電話を切るのは印象が悪くなります。注意しましょう。

OB訪問のアポイントを電話で取るときは、今回紹介した手順を意識しながら日程調整を行いましょう。もちろん、相手によっては雑談が生じたり、せっかちな人であれば最低限の日程調整しか行わないケースもあるので、臨機応変に電話対応をするようにしましょう。

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